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代表の松尾淳一です。
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「仕組み作り」についてお伝えしていく「仕組み化のススメ」シリーズ、第16弾です。
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「仕組み化」の中でもとても重要な「マニュアル作り」についてお伝えしています。
♥みっち様♥ご専用でございます！
「ルール作り」や「マニュアル作り」は、
やみくもにすべき事だけを羅列しても意味はありません。
前回のブログでは、OLYMPUS - 【整備済・完動品】 OLYMPUS PEN EE-3 ブラウンのポイントとして
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・全ての仕事をマニュアルにしてはいけない！
・「できる人に着目」し、経営者や社長の「思い」や「価値観」に頼らない
・「できる人」だけで乃木坂46 - 乃木坂46 自転車 走れbicycleを作らない
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成果につながる部分を優先し、
「できる人」と「できない人」の「違いを生み出している行動」を
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そして、
「できる人」だけでは具体例を説明できない場合があるため、
「できない人」の意見を取り入れながら、
マニュアルを仕上げていきましょう。
今回も東芝 - dynabookの続きをお伝えします。
ステップ式にする～もう「石の上にも三年」の時代ではない～
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マニュアルを作る際、
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段階を踏んで成長できるようにします。
1つずつ成功体験を経ることで、次のレベルへ進みやすくなりますし、
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今、
「石の上にも三年」という言葉は死語だと言われています。
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いかに早く成功体験を味わえるか。
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マニュアルやルールを作る場合、
つい難しい部分を集中的に詳しく教えがちです。
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例えば「Eレベル」の難しい業務をマスターすることが達成目標だとしたら、
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まずAから教えていく。
マニュアル作りは、体系的にステップを作っていく必要があるのです。
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下記は、とあるアパレル企業で使われている
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１：会社の方針を部下に伝える方法
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３：店長会の内容を部下に伝える方法
４：店舗内での出来事を全員に伝える方法
５：コミュニケーションの取り方
６：褒め方
７：改善点の伝え方（改善命令の仕方）
※マニュアル項目の一部
他店舗展開されている企業で、
店舗を女性マネジャーに任せたいという事例です。
たくさんある店舗をどうやってまとめていくのか、
これまで、その方法は人によってさまざまでした。
店舗によりスタッフの動機付けもバラバラで、
感覚的に部下を指導する店長も多かったのです。
そうした問題点を吸い上げ、
課題に合わせたポイントを項目ごとにマニュアル化しました。
例えば
・会社の方針を部下に伝える方法
・部下やスタッフの褒め方
ですが、
会社の方針をスタッフに伝えるにはどんな方法があるか、
どうすれば伝わりやすいか、
部下を褒める時には、
どういった時に、どんなことを、どのように褒めるのか、
マニュアルにはそういった具体的な内容を盛り込んでいます。
また、
B to B向け求人広告を作っているある会社では、
「お客様にアポイントを取るマニュアル」を作っています。
新人さんがなかなかアポイントを取ることができない、
かといって、
アポイントを取る方法を上司が細かく指導することができない
など、
こちらも問題がありました。
この企業では、
ターゲット企業へのアポイントの取り方をわかりやすく書いたシートを作り、
ポイントやチェック項目などを記載しています。
マニュアルはどの業界でも必要です。
自分の企業ではどういった部分をマニュアル化すべきか、
考えてみましょう。
また、
マニュアル化は資料や本などの「紙媒体」だけではありません。
最近では「映像化」がオススメです。
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部下の育て方や接客の仕方など、
映像で見れば具体的で、わかりやすく頭に入ってきます。
もちろん、もともとの文章がなければ、
何を映像化してよいのかわかりません。
まずは紙でマニュアル化し、その後に映像化Ameri VINTAGE - シアーニット
さらにWEBアプリ化（IT化）することで、振り返りのテストを作ることもできます。
アプリがあれば、自宅で学習や復習もできるようになるのです。
まずは、スタッフや社員で、
「どんなところに伸び悩んでいるか」を話し合い、
問題点をリストアップしましょう。
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スタッフが自動的に成長できる仕組みを作っていきましょう。