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代表の松尾淳一です。

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「仕組み作り」についてお伝えしていく「仕組み化のススメ」シリーズ、第16弾です。

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「仕組み化」の中でもとても重要な「マニュアル作り」についてお伝えしています。

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「ルール作り」「マニュアル作り」は、

やみくもにすべき事だけを羅列しても意味はありません。

 

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・全ての仕事をマニュアルにしてはいけない!

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成果につながる部分を優先し、

できる人」と「できない人」の「違いを生み出している行動」

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そして、

「できる人」だけでは具体例を説明できない場合があるため、

「できない人」の意見を取り入れながら、

マニュアルを仕上げていきましょう。

 

今回もVTech Baby Lil' Critters ミュージカルグロージムの続きをお伝えします。

 

ステップ式にする~もう「石の上にも三年」の時代ではない~

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マニュアルを作る際、

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段階を踏んで成長できるようにします。

1つずつ成功体験を経ることで、次のレベルへ進みやすくなりますし、

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今、

「石の上にも三年」という言葉は死語だと言われています。

 

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いかに早く成功体験を味わえるか。

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マニュアルルールを作る場合、

つい難しい部分を集中的に詳しく教えがちです。

 

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例えば「Eレベル」の難しい業務をマスターすることが達成目標だとしたら、

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まずAから教えていく。

 

マニュアル作りは、体系的にステップを作っていく必要があるのです。

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下記は、とあるアパレル企業で使われている

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1:会社の方針を部下に伝える方法

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3:店長会の内容を部下に伝える方法

4:店舗内での出来事を全員に伝える方法

5:コミュニケーションの取り方

6:褒め方

7:改善点の伝え方(改善命令の仕方)

※マニュアル項目の一部

 

他店舗展開されている企業で、

店舗を女性マネジャーに任せたいという事例です。

 

たくさんある店舗をどうやってまとめていくのか、

これまで、その方法は人によってさまざまでした。

 

店舗によりスタッフの動機付けもバラバラで、

感覚的に部下を指導する店長も多かったのです。

 

そうした問題点を吸い上げ、

課題に合わせたポイントを項目ごとにマニュアル化しました。

 

例えば

・会社の方針を部下に伝える方法

・部下やスタッフの褒め方

 

ですが、

 

会社の方針をスタッフに伝えるにはどんな方法があるか、

どうすれば伝わりやすいか、

部下を褒める時には、

どういった時に、どんなことを、どのように褒めるのか、

マニュアルにはそういった具体的な内容を盛り込んでいます。

 

また、

B to B向け求人広告を作っているある会社では、

「お客様にアポイントを取るマニュアルを作っています。

 

新人さんがなかなかアポイントを取ることができない、

かといって、

アポイントを取る方法を上司が細かく指導することができない

など、

こちらも問題がありました。

 

この企業では、
ターゲット企業へのアポイントの取り方をわかりやすく書いたシートを作り、
ポイントやチェック項目などを記載しています。

 

マニュアルはどの業界でも必要です。

 

自分の企業ではどういった部分をマニュアル化すべきか、

考えてみましょう。

 

また、

マニュアル化は資料や本などの「紙媒体」だけではありません。

最近では「映像化」がオススメです。

 

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部下の育て方や接客の仕方など、

映像で見れば具体的で、わかりやすく頭に入ってきます。

 

もちろん、もともとの文章がなければ、

何を映像化してよいのかわかりません。

 

まずは紙でマニュアル化し、その後に映像化ディクラッセ ペンダント Riise(リーセ) ホワイト ランプ付 4.5畳用 引掛シーリング用 LP3035WH

さらにWEBアプリ化(IT化)することで、振り返りのテストを作ることもできます。

アプリがあれば、自宅で学習や復習もできるようになるのです。

 

まずは、スタッフや社員で、

「どんなところに伸び悩んでいるか」を話し合い、

問題点をリストアップしましょう。

 

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スタッフが自動的に成長できる仕組みを作っていきましょう。

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